PDF电子表格的应用特性与优势

发布时间：2013-11-30 00:47:02作者：知识屋

电子表格是PDF技术的重要应用领域之一,PDF格式的电子表格应用，与Word、Excel和HTML网页表格不同，其填表体验、便捷性、严肃美观以及特有的数据交互等应用优势更加突出，因此PDF电子表单被称为“智能表单”，特别适用于面向社会公共服务的表格填报业务，如政府公共事业的网上审批、金融、通讯服务业等营业厅表格以及行业问卷调查、数据采集等业务。

以下说明PDF表格应用的六大特性与优点：

（一）版式美观、严肃，与纸质表格同样视觉，在任何应用环境下均保持表格的一致性

PDF电子表格在屏幕显示出来的效果和打印出来是完全一致的，因此用户在填写电子表格的时候更像是在纸质表格上填写，只要用户会填写纸质表格也就会填写PDF电子表格，使用起来更容易上手。

下图是DHL（敦豪快递）精心制作的《DHL运单》PDF表格，表格设计美观，色调和谐。

因为PDF电子表格的版式特点，它可以精彩呈现制表人最苛刻的版式要求，呈现出最佳的效果，并且PDF电子表格支持图像和字体内嵌，这个特性使得制作出的表格无论在什么系统环境下都能忠实原稿，最真实的表达出制表人的意愿。

下图是《中华人民共和国签证申请表》，蓝色高亮区域是表格的填写区域，需要填写的内容可以在这里填入，并且可以编辑修改。而没有被高亮的表格自身的格式内容是不会被修改的，这就避免了填写人的误操作导致表格自身内容被修改，保证了表格的严肃性。

（二）PDF电子表格的填写支持交互界面

这是PDF表格的一大亮点，制表人无需学会复杂的编程语言，经过简单的培训学习，就可以制作出带交互界面的复杂电子表格。PDF电子表格支持各种交互控件，有了这些交互控件的帮助，制作出来的表格填写起来更加方便快捷。

如下图表格的“性别”项，填表人只需要点选“男M”或者“女F”性别项，PDF表格就会自动在对应的选项前打X，免除了键入文字的操作。

再如，下图表格中“出生年月”这个日期选项，表格可以调出时间控件。

PDF表单可自动检测内容填写的正确性，以下表格，在“件数”的填表区域要求填入阿拉伯数字，如果用户误填了别的内容，那么表格会弹出提示框提示用户输入有误。

PDF表单的“智能”特性还表现在：可对表格填写的完整性进行检查。如下这个表格，还未填写完整，如果点击了发送提交按钮，则交互表单会提示填表人某必填项还未填写完整，完全避免了表格被错误提交的几率，也减负了对错误提交的人工审核。

（三）表格内容可以很方便导入导出，特别适用于数据采集与统计分析等用途

PDF表格和填入内容可以很方便的分离和合并。这样带来的好处是填表人在填写好表格后，可以很方便的将填入内容导出成一个内容文件（*.fdf）或者直接将填入内容以邮件的方式发送给数据收集者，减少了网络数据的传输量。

导入表格内容到PDF电子表格还支持多次合并导入，这样一份较大的PDF电子表格就可以支持多人分别填写表格的不同部分，最终合并成一份共同的填写结果。因为xfdf文件格式是通用标准XML数据格式，所以收集表格数据的机构和组织可以很方便的解析利用。

PDF标准中规范了PDF阅读器可以支持的4种数据交互提交方式：

1. 电子邮箱地址方式：阅读器把表格数据以邮件附件形式发送到指定的邮箱地址。

2. FTP地址方式：阅读器把表格数据上传到指定的FTP服务器。

3. HTTP地址：阅读器把表格数据投递到表单中心的web服务器。

4. 本地文件：阅读器把表格数据保存为一个指定文件。

（四）支持在线填写和离线填写

PDF电子表格支持在线填写，或者下载表格，通过PDF阅读器（如Adobe Reader、福昕阅读器Foxit Reader）填写完成后提交给服务器。

Foxit基于HTTP地址提交方式，研发建成“在线PDF电子表单服务平台”，制表人只需要把一份制作好的PDF表格上传到表单中心，表单中心就会在后台自动将PDF表单转换成HTML表单或者提供一份可以离线填写的PDF表格，填表人可以选择登陆到一个指定页面中填写并提交内容，或者下载PDF电子表格进行离线填写。填写好PDF表格后，点击提交表格即可将填写结果发送给表单中心。表单中心将自动统计处理提交内容。

福昕在线PDF电子表单服务平台