软件职场应用：巧用Excel完成高效考勤

发布时间：2011-07-13 20:02:05作者：知识屋

　办公室的内勤工作是公司里面上下联系的枢纽，每天会同一大堆琐碎事务打交道。比如同事出差的机票和酒店预订、参与制度的制定、负责办公用品的采购和预算、员工考勤的统计、会议安排以及车辆安排等等。因为要管理很多方面的事务，所以对数据统计功能强大的Excel是必须掌握的，起码要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。随着工作的开展，要管理的数据量增加，为了避免出错，这个时候就要学会使用一些复杂的公式帮助自己的工作了。

　　在这么多的工作中，最让人头疼的可能就是员工的考勤工作，因为这是关系到大家的工资收入的问题。要是一不小心搞错了，导致同事扣钱那罪过就大了。所以，我对这块工作异常仔细，终于摸索出一个用Excel管理考勤的方法，用这个方法不但减少了工作量，而且不会出错，让工作更轻松。

　　做好考勤数据整理繁杂无章变条理有序

　　考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人员名单、考勤登记符号等资料，而且为了便于每月月末制作工资表，还需要整理每个员工与工资表相关资料，如岗位、日资标准、保险金等等。日常工作中将这些资料及时输入Excel是非常必要的。

　　启动Excel2003，新建一个工作簿，将其命名，如“海泽科技有限公司考勤管理明细表”，在其中新建一个工作表，命名为“基础资料”，在此表中输入公司员工名单、员工名单、岗位、日资标准、保险金、考勤年份、考勤月份、考勤符号以及考勤符号说明等内容。所谓考勤符号，就是在每日登记考勤时我们所使用的记号，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符号可以根据自己公司的使用习惯而定，既可以使用文字，也可以使用图形符号，而考勤符号说明则是为了方便考勤人识别，防止出错(图1)。

　　为了便于以后考勤工作引用这些基础数据，应该将一些基础数据区域予以定义名称，执行“插入→名称→定义”菜单命令，在弹出的“定义名称”对话框中，添加4个新名称，其分别为：员工名单，其引用位置为“=基本资料!$A$3:$A$22”;年份，其引用位置为“=基本资料!$E$3:$E$7”;月份，其引用位置为“=基本资料!$F$4:$F$15”;出勤，其引用位置为“=基本资料!$G$3:$G$8”。

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