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满满都是坑啊!Office办公中的常见操作误区列数

发布时间:2017-04-01 10:41:34作者:知识屋

会使用office是办公室人员必备的技能,相信大家对自己的office使用技术很有信心吧,但是你知道你在操作office时有哪些不规范的操作吗?一起来看看吧!

满满都是坑啊!Office办公中的常见操作误区列数

误区1. “格式刷”一刷到底

经常看到有些网友用格式刷一刷到底,虽然对于小文章而言,偶尔用一两次倒也无伤大雅。但对于那些十几页乃至几十页的大文档来说,通过格式刷去“刷格式”是不正确的!这些大文档是不适合用“格式刷”一刷到底的。

正确的做法是借助Word的样式修改功能。编写时,打开样式面板,然后赋予不同的段落以不同样式。后期如果发现某一段落格式存在问题时,只要右击所对应的样式→“修改”。转眼间,文档里所有应用该样式的段落便会自动应用新格式了。

满满都是坑啊!Office办公中的常见操作误区列数


误区2. 通过回车键换页

长文档编辑时,常会遇到断页的问题,经常能够见到一些人用一大堆回车把两个页面分开。不过假如你后期还要对文档进行格式修改的话,这些手工断开的“页面”,很可能又会连接到一起,严重影响文档的处理效率。

满满都是坑啊!Office办公中的常见操作误区列数
正确做法是,在前一页结束后,点击“插入”→“分页”符将两组页面分开。经过这种方法处理过的文档,无论前后格式如何变化,都再也不会“粘合”到一起了。

满满都是坑啊!Office办公中的常见操作误区列数
误区3. 通过空格设置首行缩进

有些网友为了图省事,经常会用两个空格代替首行缩进。其实这样的做法,一来并不快捷,二来也会给后期编排带来诸多麻烦。

正确的做法是,全选整篇文档,点击“开始”→“段落”右下角的小箭头,然后在“缩进”标签下选择“首行缩进”。确定之后,所有段落的首行就统一完成缩进了。同时这一方法的另一个好处,是用户后期可以随时通过标尺调整缩进值,高效且便捷。

满满都是坑啊!Office办公中的常见操作误区列数
正确使用办公软件里的一些功能,不仅能够让日常操作更便捷,同时也会极大地提升工作效率。

 

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