用Excel函数快速整理错乱成绩表

发布时间：2011-12-17 14:00:13作者：知识屋

单位教务部门拿来Excel两张工作表，要把“成绩表”中成绩列数据复制到“学生基本信息表”成绩列中。我对照了两个表，发现几个难点。

　　(1) “学生基本信息表”的姓名与“成绩表”中的姓名不一样，“学生基本信息表”中的“王一”在“成绩表”中为“ 王　一”，出现了全角或半角空格。

　　(2) “学生基本信息表”中王小平在“成绩表”中无此人，即“学生基本信息表”的人数多于“成绩表”的人数。

　　(3) “成绩表”中成绩列为文本方式，且出现了全角数字。

　　(4) 每个表的数据为几千条。如果对“成绩表”中的姓名列进行排序，把成绩列进行复制粘贴到“学生基本信息表”中的成绩列，出现错位。

　　我通过Excel函数SUBSTITUTE和LOOKUP来解决，将“学生基本信息表”和“成绩表”进行了一些修改，实现将“成绩表”中的数据复制到“学生基本信息表”中，并且保持最终表格的清爽和数据的正确。

　　除去“成绩表”中全角或半角空格

　　首先，我要解决的问题是将“成绩表”中姓名的空格去掉，让“成绩表”中的学生姓名显示和“学生基本信息表”中的一样。此时我利用替换公式 SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2，"半角空格 "，"")，"全角空格"，"")。在D2单元格输入公式=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2，" "，"")，"　"，"")，然后在整个D列复制公式。选择D列数据→进行复制，再选择A列所有数据→选择性粘贴→值和数字格式。

　　转化“成绩表”中成绩列为数字

　　删除了空格，下面的工作就是将“成绩表”中的数字规范为半角形式。同样利用函数SUBSTITUTE。在E2单元格输入公式= (SUBSTITUTE(C2，"。"，"."))*1，其中SUBSTITUTE(C2，"。"，".")表示句号“。”转化为点号“.”，“*1”表示转化为数字。然后在E列复制公式。同样进行选择性粘贴。选择E列数据→进行复制，再选择C列所有数据→选择性粘贴→值和数字格式。删除“成绩表”中D 列、E列。

　　复制“成绩表”中数据到“学生基本信息表”

　　最后一步就是复制“成绩表”中的数据到“学生基本信息表”了，但是我们不能简单地利用复制粘贴来实现，因为我们的这个具体案例中包含没有成绩的同学，所以为了数据的正确性，我们知道查询函数LOOKUP有一个特性就是在查询结束后会在指定的区域返回查询结果，我就用它来达到复制“成绩表”中数据的效果。

　　其语法为LOOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector)。其中Lookup_value为要查找的数值，Lookup_vector为只包含一行或一列的区域，且必须按升序排列，否则要返回错误，Result_vector 返回只包含一行或一列的区域。

　　如果函数LOOKUP找不到lookup_value，则查找lookup_vector中小于或等于lookup_value的最大数值，如果 lookup_value 小于lookup_vector 中的最小值，函数LOOKUP 返回错误值 #N/A，利用这个特性，我们把公式改为=LOOKUP(1，0/(条件)，引用区域)，条件——产生的是逻辑值True、False数组，0 /True=0，0/false=#DIV0!，即Lookup的第2参数便是由0、#DIV0!组成的数组(都比1小)，如果找到满足条件，就返回对应行引用区域的值;如果没有找到满足条件的记录则返回#N/A错误，从而实行精确查找。

　　在“学生基本信息表”中D2输入公式=LOOKUP(1，0/(成绩表!A$2:A$5=B2)，成绩表!C$2:C$5)。在没找到数据的一栏出现了#N/A，影响了表格的美观。稍微改进一下，利用ISNA函数判断是否为#N/A，如果是，设置为空。

　　因此在D2输入公式=IF(ISNA(LOOKUP(1，0/(成绩表!A$2:A$5=B2)，成绩表!C$2:C$5))，""，LOOKUP(1，0/(成绩表!A$2:A$5=B2)，成绩表!C$2:C$5))，这样#N/A不会出现在单元格中，最后在D列进行公式复制即可。

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