Excel XP工作簿操作六个小技巧(2)

四、单元格操作技巧

　　1.合并矩形区域：Excel XP允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：选中要合并的单元格，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮。则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放到单元格中间。

　　注意：Excel XP只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此，输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。

　　2.快速设置边框：Excel单元格的默认情况下没有边框，Excel XP的“边框”工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操作方法是：鼠标右键单击Excel XP工具栏，选中快捷菜单中的“边框”打开工具栏。若按下其中的“绘图边框网格”按钮，用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的“擦除边框”按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。

　　3.快速命名：Excel XP工作表单元格都有自己的默认名称，如第2列第6行单元格的名称为B6。如果要给某个单元格命名为“工资总额”，只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的“名称框”，即可输入该单元格的新名称。如果您要为一个单元格区域命名，只要将需要命名的区域选中，然后按上面介绍的方法操作即可。

　　4.固定活动单元格：选中某一单元格后按住Ctrl键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。

　　5.单元格快速定位：如果您要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按F5打开“定位”对话框，在“引用”栏中输入待定位的单元格地址，单击“确定”按钮即可。也可以用鼠标单击编辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址回车。

　　6.隐藏单元格数值：如果您需要隐藏单元格中数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”列表下的“自定义”选项，将“类型”框中已有的代码删除，输入“；；；”(三个分号)后“确定”即可。此后，只要选中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。

　　7.单元格链接：进行数据比较时，需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据放入剪贴板，选中目标单元格后打开“选择性粘贴”对话框，单击其中的“粘贴链接”按钮，即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据，目标单元格中的数据就会随之发生改变。按照上述方法反复操作，就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。

　　五、公式与函数使用技巧

　　1.多处复制公式：若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难，“选择性粘贴”可以轻松解决这个问题。具体作法是：选中公式所在的单元格，单击Excel XP工具栏中的“复制”按钮。然后按下Ctrl键，用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公式的单元格。然后单击Excel XP“粘贴”旁的下拉按钮，选择菜单中的“公式”命令，公式即被粘贴至所选单元格。

　　2.值替换公式：如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。可以选中公式所在的单元格，然后单击工具栏中的“复制”按钮。接着打开“粘贴”下拉列表，选择其中的“值”即可。

　　3.函数参数编辑：如果公式是由几个Excel函数组合而成，而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的“插入函数”按钮，即可打开“函数参数”对话框执行相关操作。

　　4.公式查错：对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。Excel XP专门为此增加了一个“公式求值”功能，您只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中的“公式求值”按钮(没有的话可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，选择“类别”列表中的“工具”选项，将右边的“公式求值”按钮拖到工具栏)打开对话框。然后单击其中的“求值”按钮，就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点类似编程时的“单步执行”，是公式查错的有力武器。

　　5.获取参数提示：使用Excel函数向导建立公式时，用户可以在“函数参数”中看到参数的提示。当您手工输入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，Excel XP对此作了一项改进。当您输入公式“=AVERAGE(B1:B12)”中的“(”时，屏幕会显示一个黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名，就可以打开“帮助”文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示，可以打开“工具→选项→常规”选项卡，清除其中的“函数工具提示”复选项。

　　6.批量查看公式：如果您在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以提高查看公式的效率：选中含有公式的单元格(有多个单元格可以按住Ctrl键逐个选中)，鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。打开 “监视窗口”以后单击“添加监视”按钮，所选中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中，观察起来非常方便。

　　7.公式与结果切换：Excel XP公式执行后显示计算结果，按Ctrl+`键(位于键盘左上角)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。

　　8.查找适用函数：对不熟悉Excel函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。以下技巧绝对可以帮您的大忙：假如您要完成数据排序任务，请单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮。对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。单击“有关该函数的帮助”链接，可以打开帮助查看更详细的信息。

　　9.快速更改引用：假如C1单元格包含公式“=SUM(A2:B2)”，如果需要改变其中的单元格引用方式，可以使用以下技巧：首先选中C1单元格，然后选中工作表编辑栏中的引用A2:B2，按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。例如，按一次F4将A2:B2改变为$Aū:$Bū，再按一次F4将$Aū:$Bū改变为Aū:Bū。如此反复，即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。

　　10.固定公式地址：Excel公式一般使用相对地址引用单元格，若将一个含有地址引用的公式复制到新位置，公式中引用的单元格地址会发生变化。如果复制前将公式的引用修改为绝对引用，则公式粘贴后的地址就可以保持不变。

　　11.快速数值运算：多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格，采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果，其操作方法如下：如果有A1：A8、C6：C12等多个数据区域，如果想让其中的数据同时加上18。可以先在一个空白单元格中输入18，将其选中后单击工具栏中的“复制”按钮，再按下Ctrl键将要加上18的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框，选中“运算”下的“加”并单击“确定”按钮，所选单元格中的数据就会变为加上18的结果。如果您要对单元格中的数据执行其他运算，只需在对话框的“运算”下选中减、乘、除等运算即可。

　　12.妙用“自动求和”：Excel XP的“自动求和”功能有所扩充，它带有一个下拉按钮，可以选择“平均值”、“计数”等五种运算之一。若选中空白单元格打开“自动求和”下拉菜单，单击“其他函数”命令，可以激活“插入函数”对话框，完成在当前单元格中插入函数的任务。

　　六、粘贴操作技巧

　　1.复制和粘贴图片：按住Shift键打开Excel 

　　XP的“编辑”菜单，会看到原来的“复制”、“粘贴”和“选择性粘贴”命令，已经变为“复制图片”和“粘贴图片”、“粘贴链接图片”命令。当您选中需要复制的单元格或区域，单击“复制图片”命令，Excel会弹出“复制图片”对话框，将选中的内容以图片形式放入剪贴板。而“粘贴图片”命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表，这在不希望他人修改重要数据的情况下很有用。

　　2.快速粘贴：如果您在Excel XP中执行了剪切或复制操作，只要选中待粘贴的单元格，敲回车就可以将数据粘贴到单元格中。

　　3.数值粘贴：如果您需要复制单元格中的公式结果，而不包括公式本身；或者复制单元格中的数值，但不包括字体、字号等格式。可以在执行复制操作后单击“粘贴”下拉按钮(这是Excel XP新增的功能)，打开“粘贴”下拉菜单，选择其中的“值”就可以了。

　　4.选择性粘贴：此法可将多种对象有选择的粘贴到一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要粘贴的对象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目(例如，粘贴公式计算出的数值时应选“数值”)，单击“确定”按钮即可完成粘贴。

　　5.定制剪贴板：Excel XP的剪贴板有了更大的改进，不仅可以保存更多的内容，还有更加灵活的使用方式。打开Excel XP剪贴板，单击左下角的“选项”按钮，可以看到有关剪贴板使用的四个选项。如果您想让它执行两次操作后自动弹出，可以将“自动显示Office剪贴板”选中；如果您选中了“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”，就可以在系统时钟区看到“Office 剪贴板”图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中“复制时在任务栏附近显示状态”，可以在执行复制操作时使用动画图标。

　　6.跳过空白单元格：如果您只对大块区域中的数据单元格进行粘贴，可以复选“选择性粘贴”对话框下面的“跳过空单元格”。此后，您所执行的粘贴操作对空单元格无效，这在需要改写数据的场合非常有用。